STATUTS DE L’ACADÉMIE LUXEMBOURGEOISE (2023)

Association sans but lucratif publiée aux Annexes du Moniteur belge le 31 août 1935 sous le numéro 1147.

Afin de se conformer aux dispositions du Code des société et des associations introduit par la loi du 23 mars 2019 et dont les dispositions s’appliquent à toutes les ASBL à partir du 1r janvier 2020, l’Assemblée générale du 7 octobre 2023 a décidé d’adopter les statuts coordonnés et modifiés suivants qui remplacent les statuts qui régissaient auparavant l’association.

COORDINATION ET MODIFICATION DES STATUTS DE L’ACADÉMIE LUXEMBOURGEOISE

Titre Ier. – Dénomination, siège social, objet et durée

Art. 1er. L’association est dénommée « Académie luxembourgeoise »

Art. 2. Son siège social est établi en Région wallonne dans l’arrondissement judiciaire du Luxembourg, Parc des Expositions n°3, à 6700 ARLON.

Art. 3. Elle a pour but social de favoriser l’épanouissement des arts, des lettres et des sciences dans la province de Luxembourg. Créant entre ses membres une collaboration amicale, elle entend susciter ou consacrer des talents, récompenser des mérites, favoriser tout ce qui peut contribuer à une meilleure connaissance du passé et du présent ou au développement futur de cette province.

À cette fin, elle organise seule ou en partenariat des conférences, colloques, expositions, rencontres diverses ; elle produit des publications régulières ou occasionnelles, avec le concours de ses membres et de ses sympathisants. Elle peut recevoir des dons et subsides, accepter ou créer des fondations, constituer ou accepter des collections, des bibliothèques, des fonds documentaires, posséder des immeubles, passer toutes conventions utiles avec les pouvoirs publics ou des particuliers et participer à toute association ayant un objet compatible avec le sien.

Art.4. L’association est constituée pour une durée illimitée et peut en tout temps être dissoute conformément à la loi.

Titre II. – Membres

Art. 5. L’Académie comporte des membres effectifs et honoraires. Les membres effectifs sont au nombre maximum de trente-neuf et ne peuvent être moins de trois, eux seuls jouissent des prérogatives légales et statutaires. Ils doivent appartenir à la province de Luxembourg, soit par la naissance, soit par un long séjour, soit par des œuvres consacrées au Luxembourg belge ou inspirées par lui. Ils sont élus au suffrage secret.

Art. 6. Toutes les candidatures sont obligatoirement présentées par au moins trois membres effectifs à l’organe d’administration qui établira pour chacune de celles-ci un curriculum vitae. Elles seront soumises à une assemblée ordinaire précédant celle qui procédera au vote. L’élection est subordonnée à une double condition : les deux tiers des membres effectifs doivent être présents ou valablement représentés conformément à l’article 16, le candidat doit recueillir la majorité des suffrages.  La désignation ne deviendra effective qu’au moment où l’élu, ayant pris connaissance des statuts, éventuellement des règlements intérieurs, aura exprimé par écrit une acceptation impliquant participation réelle aux activités de l’association.

Art. 7. Deviennent de facto membres honoraires et perdent par le fait leur qualité d’effectifs, les membres effectifs qui en font la demande, ainsi que ceux qui, en raison de leurs occupations ou de convenances personnelles, ne prennent plus part aux assemblées par leur présence ou à tout le moins par une procuration durant trois années consécutives. Les membres honoraires sont invités à toutes les assemblées générales et y ont voix consultative.

Art. 8. Sur proposition de l’organe d’administration, l’association peut désigner des amis de à l’Académie parmi les personnalités du monde culturel, social et scientifique, susceptibles de contribuer à son but social et au rayonnement de l’association.

Art. 9. Aucune cotisation n’est exigée des membres. Chacun des membres aura à cœur de contribuer au développement du patrimoine de l’association par des dons en espèces ou en nature (en particulier d’une œuvre originale et de la reproduction d’œuvres significatives s’il est artiste, d’un exemplaire de ses diverses publications s’il est écrivain) ou par le legs de collections ou documents relatifs à la province.

Art. 10. Les membres ne sont pas tenus responsables des engagements pris au nom de l’association. Les membres effectifs animés d’une préoccupation commune sont invités à se réunir plus fréquemment en vue d’élaborer des projets spécifiques qui sont proposés à l’organe d’administration et qui sont susceptibles de réaliser plus concrètement l’objet social défini à l’article 3.

Titre III. – Assemblée générale et réunions

Art. 11. L’assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association. Lui sont réservées les compétences attribuées par la loi ou les présents statuts.

Une délibération de l’assemblée générale est requise pour

1° la modification des statuts

2° la nomination et la révocation des administrateurs

3° la nomination et la révocation du ou des commissaire(s) aux comptes

4° la décharge à octroyer aux administrateurs et au(x) commissaire(s)

5° l’approbation des budgets et des comptes

6° la dissolution de l’association

7° l’admission des membres

8° l’exclusion d’un membre

9° la transformation de l’association en société à finalité sociale

10° l’acceptation à titre gratuit de tout bien

11° tous les cas où les statuts l’exigent.

Art. 12. L’assemblée générale statutaire des membres effectifs est convoquée en province de Luxembourg, par l’organe d’administration au cours du premier semestre. Cette assemblée comporte nécessairement et par priorité à son ordre du jour :

– l’approbation des comptes clôturés;

– l’approbation du budget pour l’exercice commencé,

– la décharge aux administrateurs et au(x) commissaire(s) au(x) comptes,

– le renouvellement partiel de l’organe d’administration s’il échet.

En outre, dans le courant de l’année, l’organe d’administration convoquera éventuellement d’autres assemblées générales, soit à son siège, soit en dehors. Occasions de rencontre entre les membres, elles seront aussi le témoignage vivant de l’intérêt porté par la compagnie aux diverses régions et aux initiatives locales.

Art. 13. Conformément aux articles 5 et 6 de la loi, un cinquième des membres effectifs peut requérir, dans les trente jours, la réunion d’une assemblée générale extraordinaire, et toute proposition signée par deux membres doit être portée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée.

Art. 14. La convocation aux assemblées se fait par courrier ordinaire ou par courriel portant l’ordre du jour, adressée à chaque membre effectif ou honoraire 15 jours au moins avant l’assemblée. Les documents soumis à l’assemblée générale doivent être joints. L’assemblée ne peut délibérer valablement sur des points qui ne sont pas mentionnés à l’ordre du jour, sauf si la majorité des membres effectifs présents estiment que l’urgence empêche de les reporter. Elle ne peut jamais le faire en cas de modification des statuts, d’exclusion d’un membre ou de dissolution volontaire de l’association.

Art. 15. À défaut du président, l’assemblée est présidée par le vice-président ou, à défaut, par un administrateur selon l’ordre d’ancienneté.

Art. 16. Les membres empêchés d’assister à une réunion, pourront donner procuration à un autre membre effectif. Cependant aucun membre présent ne pourra se prévaloir de plus d’un mandat, c’est-à-dire disposer de plus de deux voix.

Art. 17. La majorité des deux tiers des voix est requise pour l’élection ou la révocation du président, du vice-président, du trésorier et du secrétaire perpétuel, pour l’exclusion d’un membre, pour une modification des statuts.

Art.18 L’association tient un registre des membres effectifs, sous la responsabilité de l’organe d’administration. Ce registre reprend les noms, prénoms et domicile des membres.

Toute décision d’admission, de démission ou d’exclusion de membres effectifs est inscrite au registre à la diligence de l’organe d’administration endéans les huit jours de la connaissance que l’organe a eue de la ou des modifications intervenues.

Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un registre des procès-verbaux signés par le président.

Les décisions relatives aux modifications statutaires, à la nomination et révocation des administrateurs et des délégués à la gestion journalière ainsi qu’à la dissolution ou à la transformation de l’association sont déposées sans délai au greffe du tribunal de l’entreprise compétent pour être publiées au Moniteur belge.

Les registres sont conservés au siège social où les membres effectifs peuvent en prendre connaissance sur simple demande écrite et motivée adressée à l’organe d’administration, mais sans déplacement du registre.

Les décisions d’ordre individuel sont éventuellement portées à la connaissance des tiers qui justifient d’un intérêt, par simple lettre signée par le secrétaire perpétuel.

Titre IV. – L’organe d’administration

Art. 19. L’organe d’administration appelé conseil d’administration, se réunit, en présentiel ou par vidéo-conférence, au moins quatre fois durant l’année au siège ou en dehors, selon les convenances de ses membres, mais sauf circonstance exceptionnelle, sur le territoire de la province. Il est composé du président, du vice-président, du secrétaire perpétuel et du trésorier, ainsi que de cinq membres.

Les désignations de fonction sont utilisées à titre épicène.

Art. 20. Le conseil d’administration, auquel incombe un rôle moteur, assume la direction effective de l’association en toutes les affaires que la loi ou les présents statuts ne réservent pas explicitement à l’assemblée générale. Ses décisions peuvent être prises par référendum écrit ou par courriel, pour autant qu’elles soient prises à l’unanimité.

Art. 21. Le président et le vice-président sont tenus de résider dans la province. Le président, assisté du vice-président, dirige et anime les débats et les actions de l’Académie. Le président et le vice-président la représentent vis-à-vis de l’extérieur.

Ils sont élus pour cinq ans et sont rééligibles une fois.

Art. 22. Le secrétaire perpétuel et le trésorier assument la gestion journalière conformément aux décisions du conseil. Le secrétaire perpétuel tient les archives et rédige les procès-verbaux. Leurs mandats sont renouvelables.

Art. 23. Les président, vice-président, secrétaire perpétuel et trésorier constituent le bureau du conseil d’administration. Celui-ci prépare les décisions du conseil et veille à leur bonne exécution. Le conseil peut aussi leur déléguer toute mission qu’il juge utile.

Art. 24. Le conseil peut déléguer un de ses membres pour une mission particulière, ou donner procuration à un seul de ses membres pour les actes de gestion courante. En dehors de ces cas précis, toutes les décisions du conseil sont prises à la majorité des présents et doivent être signées par le président et le secrétaire perpétuel.

Art. 25. Les autres mandats d’administrateurs sont confiés normalement pour une période de quatre ans, renouvelables tous les deux ans par moitié (une petite et une grande). Si en cours de mandat une vacance survient, le remplaçant terminera le mandat en cours. Tous les administrateurs sont rééligibles.

Art. 26. En cas de vacance de la présidence ou d’empêchement du président, quel qu’en puisse être le motif, le vice-président en assume les fonctions et son mandat d’administrateur est prorogé jusqu’à l’élection d’un nouveau président ou la fin de l’empêchement. En cas de vacance du poste de secrétaire perpétuel ou même d’absence temporaire de ce dernier lors d’une réunion, le conseil d’administration désigne en son sein un secrétaire intérimaire dont le mandat est éventuellement prorogé dans les mêmes conditions.

Art. 27. Le conseil d’administration se réunit sur convocation du secrétaire perpétuel, chaque fois que les nécessités de l’association l’exigent ou à la demande expresse de deux administrateurs au minimum. Il ne peut statuer que si six administrateurs sont présents ou représentés. Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur, sans que celui-ci ne puisse être porteur de plus d’une procuration.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Les votes nuls, blancs ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités. En cas de parité des voix, le point est reporté à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Art. 28. Le conseil d’administration peut créer, sous sa responsabilité et bien entendu son contrôle financier, des commissions chargées de missions particulières : publications, expositions, réunions régionales, attribution de prix, etc., composées de membres effectifs et même de tiers, la présidence en revient par priorité à un membre du conseil, subsidiairement à un membre effectif désigné par celui-ci.

Art. 29. À la suite de chaque assemblée générale ou réunion du conseil d’administration, le secrétaire perpétuel adressera à chacun des membres présents, représentés ou excusés, copie d’un bref compte rendu des décisions prises en vue d’approbation du procès-verbal à la séance suivante. Les diverses réunions de commissions désigneront un secrétaire particulier chargé de rédiger pareil document transmis non seulement aux participants mais aussi aux membres du conseil.

Art. 30. Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l’association. Ils ne sont responsables que des fautes commises dans l’accomplissement de la mission qui leur a été confiée. Ils exercent leur mandat à titre gratuit. Ils peuvent sur décision du conseil être remboursés des frais qu’ils engagent dans l’exercice de leur mandat.

Art. 31. Un administrateur qui, dans le cadre d’une décision à prendre, a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale ou morale qui est opposé à celui de l’association, doit en informer les autres administrateurs avant que le conseil d’administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration qui doit prendre cette décision. Il n’est pas permis au conseil d’administration de déléguer cette décision.

L’administrateur visé par le conflit d’intérêts décrit à l’alinéa précédent ne peut prendre part aux délibérations du conseil d’administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Si la majorité des administrateurs présents ou représentés est en position de conflit d’intérêts, la décision ou l’opération est soumise à l’assemblée générale. En cas d’approbation de la décision ou de l’opération par celle-ci, le conseil d’administration peut les exécuter. Le présent article n’est pas applicable lorsque les décisions du conseil concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des opérations de même nature.

Art. 32. Les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, sont intentées ou soutenues au nom de l’association par l’administrateur désigné pour cette mission par le conseil d’administration.

Art. 33. Les actes qui engagent l’association, autres que de gestion journalière, sont signés conjointement, à moins d’une délégation spéciale du conseil, par le président et le secrétaire perpétuel, lesquels n’auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l’égard des tiers.

Art. 34. Un règlement d’ordre intérieur peut être établi par le conseil d’administration qui le présente à l’assemblée générale pour approbation et pour toutes modifications éventuelles.

Art. 35. L’exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.

Titre V. – Liquidation et dévolution du patrimoine

Art. 36. En cas de dissolution volontaire de l’association, l’assemblée générale, qui l’aura prononcée conformément au code des sociétés et des associations, désignera le liquidateur et déterminera en même temps la ou les institutions de la province à laquelle ou auxquelles sera remis l’avoir social net.

Titre VI. – Dispositions finales

Art. 37. Les présents statuts abrogent et remplacent les statuts adoptés le 17 novembre 1934, modifiés le 25 avril 1948, le 25 janvier 1973, le 13 décembre 2013 et le 30 mars 2019.

Art. 38. Tout ce qui n’est pas explicitement prévu dans les présents statuts est réglé par le Code des sociétés et des associations, et pour ce qui concerne la tenue de la comptabilité, le Livre III, Titre 3, Chapitre 2 du Code de droit économique.

Fait à Arlon, le 7 octobre 2023.

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